Sådan behandler Coop Forsikringer fra Topdanmark personoplysninger

I Coop Forsikringer fra Topdanmark ønsker vi, at vores kunder altid har tillid til os. Når du udleverer personlige oplysninger til os, ved vi, at det er vores ansvar at beskytte dem. Vi har derfor IT-systemer, processer og kontroller, som sikrer, at vi overholder databeskyttelses¬forordningen og databeskyttelsesloven, og at dine personoplysninger bliver behandlet og opbevaret på en måde, der respekterer din ret til privatliv.

Coop Forsikringer fra Topdanmark sælger ikke dine oplysninger.

Hvilke oplysninger indsamler vi?

Vi indsamler kun personoplysninger, som er nødvendige for os, og vi behandler personoplysninger i overensstemmelse med den gældende lovgivning. Hvilke oplysninger der er nødvendige, afhænger af, hvilket formål personoplysningerne skal bruges til.

I Coop Forsikringer fra Topdanmark behandler vi følgende typer af personoplysninger:

Kontakt- og identifikationsoplysninger
CPR-nummer
Police- og indtegningsoplysninger
Skadeoplysninger
Betalingsoplysninger
Helbredsoplysninger
Oplysninger om indtægt og formueforhold
Oplysninger om relevante sociale forhold, herunder oplysninger, der indgår i kommunal sagsbehandling
Oplysninger om fagforeningsmæssige forhold
Oplysninger om strafbare forhold
Oplysninger om politisk overbevisning (fx relevant ved retshjælpsdækning i injuriesager)
Oplysninger om familieforhold
Oplysninger om ansættelsesforhold
Oplysninger til brug for efterforskning
Driftsdata fra IOT-løsninger (Internet of Things) fx vandskadesensorer, brandalarmer eller gyllesensorer

Vi registrerer kun oplysninger om personer, hvis det er nødvendigt. Når vi administrerer din forsikring, behandler din skade, eller du køber aktier, kan det være nødvendigt, at vi indsamler oplysninger om følgende kategorier af personer:

Forsikringstagere og forsikrede
Begunstigede
Pårørende
Skadelidte (dvs. den person, som skaden har ramt)
Modparter
Vidner
Værger
Arbejdsgivere
Panthavere
Rådgivere (bankrådgiver, advokat, revisor m.v.)
Behandlere (læge, psykolog, fysioterapeut m.v.)
Aktionærer
Bestyrelsesmedlemmer
Reelle ejere

Hvor og hvordan indsamler vi oplysningerne?

Vi indsamler oplysninger både hos dig og fra tredjeparter, eksempelvis dit tidligere forsikringsselskab, din læge og Coop Forsikringer fra Topdanmarks samarbejdspartnere (fx: Coop, Nordea Pension, gyllesensorleverandører, Leakbot (vandalarm), eksterne socialrådgivere m.v.).
Vi indsamler oplysninger om dig fx via cookies, telefonisk kontakt eller chat med dig. Vi får også oplysninger, hvis du benytter sociale medier som Facebook, hvor du følger os, aktivt skriver kommentarer eller på anden måde kommunikerer med os. Deltager du i undersøgelser, eller svarer du på spørgeskemaer, indsamler vi også oplysninger om dine svar.

Vi indsamler desuden oplysninger hos offentlige og private registre som CPR-registeret, CVR-registeret, Motorregistret, BBR (Bygnings- og boligregistret), DFIM (Dansk Forening for International Motorkøretøjsforsikring), fagforeninger og offentligt tilgængelige oplysninger (fx 118).

Endelig indsamler vi personoplysninger via medlemslister hos vores aftalepartnere, så vi kan tilbyde medlemmerne de rigtige forsikringer med korrekte rabatter.

Sådan indsamles oplysninger via Facebook

Når du bruger Facebook, installerer Facebook en cookie på din computer, telefon eller tablet, og den indsamler oplysninger om dig. Oplysningerne indsamles eksempelvis, hvis du deler et opslag, skriver kommentarer til et opslag eller liker et opslag.

Både Facebook og Coop Forsikringer fra Topdanmark er ansvarlige for denne dataindsamling. Facebook er dataansvarlig, når dine personoplysninger bruges til markedsføring og reklamer på Facebook. Coop Forsikringer fra Topdanmark er dataansvarlig, når vi modtager Facebooks brugerstatistikker, som vi anvender til at tilpasse vores markedsføring.

Du kan se Facebooks politik for, hvordan de behandler personoplysninger her: https://www.facebook.com/policy.php

Som led i skadesager undersøger vi nogle gange sociale medier, fx Facebook. Dette gælder dog kun de offentligt tilgængelige oplysninger.

Formål med behandling af dine oplysninger

Vi bruger dine oplysninger til at administrere dine forsikringer, behandle dine skader, rådgive dig og orientere dig om de produkter, vi og vores samarbejdspartnere tilbyder inden for forsikring og pension.

Vi bruger også oplysningerne til at behandle klager og retssager og til undersøgelser og analyser, så vi hele tiden kan forbedre vores rådgivning, service og tekniske løsninger.

Har du en IOT-løsning (Internet of Things - det vil sige ting og enheder, der er koblet på internettet og kan udveksle data digitalt), bruger vi oplysningerne til at vurdere, om de kan hjælpe med at forebygge skader. Det kan fx være vandskadesensorer, brandalarmer eller gyllecensorer. Derudover kan oplysninger hentet fra IOT-løsninger indgå i vurderingen af dine anmeldte skader og kan anvendes til statistik.

De oplysninger, vi henter fra offentlige og private registre, bruger vi til at:

opdatere stamoplysninger, herunder adresse
sikre, at du er berettiget til eventuel rabat fx via medlemskab af fagforening
hente oplysninger om din ejendom eller dit køretøj
kontrollere, at de oplysninger, vi har modtaget, er rigtige

Er du aktionær, er formålet med at behandle dine oplysninger at opdatere aktiebogen og håndtere dine handler.

Sådan bruger vi optagelse af telefonsamtaler

Når du ringer til os, beder vi nogle gange om lov til at optage samtalen for løbende at kunne kvalitetssikre og forbedre vores service og produkter. Det gør vi for at evaluere samtaler ved at lytte til dem og analysere dem ud fra en automatiseret transskription.

Vi optager samtalen og behandler den efterfølgende med dit samtykke, som du afgiver i forbindelse med opkaldet, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a (samtykke). Du kan altid trække dit samtykke tilbage ved at skrive til indsigt@topdanmark.dk. Her kan du også bede om, at vi sletter optagelsen.

En begrænset kreds af vores medarbejdere har adgang til optagelserne. Vi sletter eller anonymiserer optagelser efter 6 måneder og gemmer en tekstudgave af optagelsen i 18 måneder.

Optagelsen kan desuden blive brugt til dokumentation, hvis du ønsker det, og du kan også søge indsigt i den. Vi kan opbevare optagelsen, hvis din samtale inden for de 6 måneder indgår i en konkret klagesag, tvist eller i en anden form for sagsbehandling. Vi gemmer dokumentationen for at kunne løse sagen, og det gør vi, så længe det er nødvendigt i henhold til forældelseslovens regler.

I nogle situationer kan vi have behov for at ringe til dig for at få flere oplysninger om din skadeanmeldelse. I de situationer optager vi nogle gange telefonsamtalen for at kunne bruge den som dokumentation, og så vil du blive oplyst om det i starten af telefonsamtalen.

Vi gemmer vores chatsamtaler

Bruger du vores chat på hjemmesiden i forbindelse med købs-, skade- eller policespørgsmål, behandler vi de oplysninger, du indtaster. Hvis du chatter med os uden at være logget ind på hjemmesiden, bliver eventuelle personoplysninger i chatten anonymiseret efter 1 time, så chatsamtalen ikke længere kan spores til dig.
Oplysningerne anonymiseres ikke, hvis de arkiveres manuelt på din kundesag. Hvis du chatter med os, efter at du er logget ind på hjemmesiden, gemmer vi chatten på din kundesag. Hvis chatten bliver gemt, sletter vi dine oplysninger efter Topdanmarks almindelige sletteregler.

Vi bruger chatsamtalerne til at forbedre chatoplevelsen og til at forbedre chatbottens svar. Herudover gemmer vi oplysningerne til brug for dokumentation.

Vi gemmer oplysninger om din brug af hjemmesiden

Når du logger ind i Mit Topdanmark, identificerer vi dig. Vi behandler oplysningerne om din brug af hjemmesiden fortroligt og på samme måde som alle andre kundeoplysninger.

Når du bruger vores hjemmeside, benytter vi cookies til at gemme oplysninger om din brug af siderne. Oplysningerne bruger vi både til at gøre det nemmere for dig at bruge vores hjemmeside og til at forbedre siden.

Læs mere om cookies

Dette er det juridiske grundlag for vores behandling af dine oplysninger

Vi følger loven i vores behandling af dine oplysninger. Den primære lovgivning for området er den finansielle lovgivning (lov om finansiel virksomhed mv.), og herunder følger vi også:

Forsikringsaftaleloven
Erstatningsansvarsloven
Arbejdsskadesikringsloven
Hvidvaskloven
Skattekontrolloven
Bogføringsloven
Kreditaftaleloven
Betalingsloven
Databeskyttelsesloven og databeskyttelsesforordningen
Retsplejeloven

I vores behandling af personoplysninger følger vi reglerne om persondata. Hvis du har købt en forsikring hos os, behandler vi dine oplysninger, hvis det er nødvendigt, i forhold til en forsikringsaftale du har indgået eller overvejer at indgå med os, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b.

Hvis vi behandler en personskade, skal vi vurdere, om den er dækket. I den forbindelse behandler vi dine personoplysninger for at fastlægge, om du har krav på dækning, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra f.

I andre tilfælde har du givet dit samtykke til, at vi må behandle dine personoplysninger, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a. Dette kan fx være relevant, hvis vi behandler dine oplysninger i forhold til markedsføring.

Vi kan også i nogle tilfælde anvende andre behandlingsregler i databeskyttelsesforordningens artikel 6, artikel 9 m.v.
Vi behandler kun personoplysninger, som er tilstrækkelige, relevante og begrænset til, hvad der er nødvendigt i forhold til formålet.

Vi behandler desuden dine oplysninger, når det er nødvendigt for at forfølge en legitim interesse. Det kan fx være til at forebygge misbrug og tab, til at styrke vores IT-sikkerhed og til direkte markedsføring.

Kategorier af modtagere, som vi videregiver data til

Som finansiel virksomhed er vi underlagt en skærpet tavshedspligt i lov om finansiel virksomhed. Vi behandler derfor dine oplysninger fortroligt, og vi videregiver dem kun til andre, hvis du har givet samtykke, eller hvis vi har en berettiget interesse efter lovgivningen.

Vi videregiver oplysninger til følgende modtagere:

Personer relateret til en forsikring, fx forsikringstagere, pårørende, skadelidte, begunstigede og modparter
Andre forsikringsselskaber
Panthavere
Offentlige myndigheder (politiet, SKAT, kommuner m.fl.)
Reparatører, fx håndværkere
Advokater og mandatarer (dvs. fuldmagtshavere)
Banker
Læger og andre behandlere
Samarbejdspartnere
Databehandlere
Arbejdsmarkedets Erhvervssikring (AES) og Ankestyrelsen
Patienterstatningen
Ankenævnet for Forsikring
Domstolene

Prissætning og brug af data i Coop Forsikringer fra Topdanmark

Sådan fastsætter vi prisen på dine forsikringer.

Arbejdsbetinget adgang til alle lokationer løber for at betale dine eventuelle skader. Når vi forholder os til risikoen, vurderer vi både sandsynligheden for, at du får en skade, og størrelsen på skaden, hvis den sker.

Hvis du fx bor i et kvarter, hvor risikoen for indbrud er lille, tilbyder vi dig en lavere forsikringspris, end hvis du boede i et kvarter med mange indbrud. Men hvis du ejer mange værdifulde genstande, vil din pris i begge tilfælde blive højere, fordi tyvene ved et indbrud vil stjæle mere. Tilsvarende vil kunder, der bor i store huse, skulle betale mere for en brandforsikring end kunder, der bor i små huse. Det skyldes, at hvis uheldet er ude, og huset brænder ned, koster det mere at genopføre et stort hus end et lille hus.

Inden du køber en forsikring hos os, stiller vi dig en række spørgsmål for at afdække dine behov for forsikring og for bedst muligt at vurdere risikoen. På den måde betaler du hverken for meget eller for lidt for din forsikring. Når vi vurderer risikoen, trækker vi på adskillige års statistik fra vores mange kunder. Vi er både interesserede i, hvad du vil forsikre (er det din bil eller en specialcykel?), hvor og hvordan du bor (i lejlighed eller hus?) og i at få lidt information om din husstand (bor du alene eller sammen med andre?).

De oplysninger, vi bruger til at beregne din pris, kunne for eksempel være:

Din adresse
Din boligform
Alderen på personerne i din husstand
Typen af køretøj (bl.a. mærke, model, alder)
Værdien af dine smykker (eller genstande af guld)
Antallet af skader hos os eller andre selskaber
Evt. registrering i RKI (Ribers Kredit Information)

Derfor ændrer din pris sig løbende

Normalt vil prisen på din forsikring hvert år blive reguleret med det indeks, der fremgår af din forsikringsaftale. Det afspejler, at fx udgifterne til håndværkere stiger hvert år, og at de fleste mennesker med tiden får flere ting.

Men verden forandrer sig konstant, så vi opdaterer jævnligt vores risikovurderinger. Samtidig er vi i konkurrence med andre selskaber om at tilbyde gode forsikringer til konkurrencedygtige priser. Derfor vurderer vi løbende, om du betaler den rette pris for dine forsikringer. Prisen på dine forsikringer kan både falde og stige. Hvis vi hæver prisen mere end indekset, informerer vi dig om det med mindst 30 dages varsel. Så har du mulighed for at afgøre, om du vil fortsætte din forsikring hos os eller opsige den.

Derudover vil prisen typisk ændre sig, hvis dit forsikringsbehov ændrer sig. Det kan fx være, hvis du køber en ny bil eller flytter til en anden bolig.

Hvis du får flere skader, end det er almindeligt i dit segment, vil vi også opfatte dig som en højere risiko end normalt, og du vil derfor for eksempel kunne opleve at skulle have en højere selvrisiko eller at skulle betale en højere pris for dine forsikringer.

Om prisberegnere på hjemmesiden

Hvis du ikke er kunde hos Topdanmark i forvejen, beder vi om dit CPR-nummer, når du benytter prisberegnerne på vores hjemmeside. Men ønsker du ikke at opgive dine oplysninger via hjemmesiden, kan du få et tilbud ved at ringe til os.

Vi beder om dit CPR-nummer for at kunne give dig den mest korrekte pris. Det kræver, at vi kender alle de forhold, der kan være relevante for at udregne prisen. Vi bruger CPR-nummeret til at slå op i vores database. Her kan vi fx se, om du er kunde hos os i forvejen og skal have rabat, eller om der er eventuelle tidligere skader og betalingshistorik, som også kan have betydning for den pris, vi kan tilbyde dig.

Hvis du vælger ikke at blive kunde hos os, opbevarer vi dine oplysninger i vores systemer i 6 måneder. Det gør vi for at sikre, at du får det samme tilbud, hvis du henvender dig til os igen. Ønsker du ikke, at vi opbevarer dine data, kan du til enhver tid ringe til os og få dem slettet. Vi deler ikke dine oplysninger med andre.

Hvor lang tid gemmer vi dine oplysninger?

Coop Forsikringer fra Topdanmark har pligt til at slette personoplysninger, når de ikke længere er relevante. Det betyder, at vi løbende sletter oplysninger, når vi ikke længere har et sagligt formål, kan blive mødt med et krav eller har en lovmæssig pligt til at opbevare dem.

Vores sletteregler tager udgangspunkt i forældelseslovens regler og i bogføringslovens opbevaringskrav.

Her kan du se vores overordnede sletteregler:

Sletteregler

Personoplysninger, der behandles til statistiske formål, opbevares så længe, det er nødvendigt for at opfylde det formål, som de er indsamlet til.

Sådan er vores informationssikkerhed bygget op

Din sikkerhed er vigtig for os. Derfor har vi både tekniske og organisatoriske foranstaltninger til at passe på de oplysninger, vi modtager. Det betyder, at vi blandt andet har:

Arbejdsbetinget adgang til alle lokationer – det vil sige, at der kun er adgang for medarbejdere og andre, der skal udføre arbejde på stedet/inden for bygningen, at der er fysisk adgangskontrol, og at alle skal bære adgangskort
Fysisk perimetersikkerhed og skalsikring med adgangssikring, overvågning og alarmering – det vil sige fysisk adgangskontrol, tv-overvågning og indbruds-/tyverialarmer
Kryptering af data under transmission og lagring
Virusscannere på servere og pc’er
Backup og genetablering af data på alle servere og pc’er
IT-systemer med adgangsstyring baseret på bruger-id og personligt og komplekst password
VDI, VPN med to-faktor-godkendelse og kryptering i forbindelse med fjernarbejdspladser og andre mobile enheder
Procedurer og politikker for behandling og kommunikation af personoplysninger
E-learning for alle medarbejdere i informationssikkerhed og behandling af persondata
Uddannelse af alle medarbejdere i cybersikkerhed
Medarbejdere, som er certificerede i databeskyttelse
Kontrol med databehandlere

Sådan bruger vi profilering og automatiske afgørelser

I Coop Forsikringer fra Topdanmark bruger vi profilering og datamodellering til at kunne tilbyde dig de rigtige forsikringer, fastsætte priser, afsløre bedrageri og risiko for bedrageri/hvidvask, vurdere sandsynligheden for misligholdelse, vurdere aktiver og til markedsføringsformål.

Vi arbejder også for at automatisere en del af de afgørelser, som vi træffer. Det betyder, at det kan være en robot, der beslutter, om en skade er dækket af forsikringen, eller om vi kan give et forsikringstilbud. Hvis en afgørelse bliver truffet automatisk, vil du blive oplyst om det i forbindelse med den konkrete afgørelse.

I Coop Forsikringer fra Topdanmark har vi vedtaget etiske principper for vores brug af kunstig intelligens. Du kan læse principperne her:

Principper for brug af kunstig intelligens

Sådan bruger vi kryptering for at sende sikre e-mails

Stort set alle e-mails til og fra Topdanmark er krypteret med TLS (Transport Layer Security). Det betyder, at e-mails er beskyttet under transporten. Vi krypterer for at kunne sende og modtage e-mails, der blandt andet indeholder følsomme personoplysninger. Hvis du ønsker at sende e-mails krypteret med certifikat til Topdanmark, kan du sende dine e-mails til sikkermail@coopforsikringer.dk . Du skal dog først hente et certifikat på denne web-adresse:https://service.nemid.nu/dk-da/support/soeg_certifikat/

Coop Topdanmark er med i det danske Tunnelmail-system for virksomheder. Systemet anvender stærk kryptering.

Læs mere om sikker e-mail her

Skriv til os via e-Boks

Du kan også skrive til os via din e-Boks. Det gør du ved at logge ind i din e-Boks. Herefter skal du gå til ”Skriv ny post” og vælge ”Topdanmark” som modtager. Så vil din besked blive sendt til afdelingen for Coop Forsikringer.

Læs mere om e-Boks’ håndtering af sikker kommunikation her

Sådan sikrer vi dine oplysninger hos databehandlere

Coop Forsikringer fra Topdanmark kan vælge at benytte databehandlere, som fx udbydere af software, hosting, sikkerhed og opbevaring. Dine personoplysninger kan derfor blive overladt til databehandlere.

Alle databehandlere er underlagt en skriftlig instruks og kontrol, som skal sikre, at dine personoplysninger kun bliver brugt til de specifikke formål, som oplysningerne er indsamlet til.

Vi har skriftlige aftaler med alle databehandlere, og vi kontrollerer løbende, at de efterlever vores instruks til sikker behandling. Som en del af instruksen kræver vi, at databehandlerne behandler dine oplysninger fortroligt og træffer passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger mod, at dine oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes, forringes eller oplyses til uvedkommende, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med databeskyttelsesforordningen.

Coop forsikring fra Topdanmark har valgt at overlade nogle behandlinger, herunder fx IT-teknisk udvikling og support, til lande uden for EU/EØS.

Når vi gør det, sikrer vi dine rettigheder ved at anvende EU-kommissionens standardkontrakter eller et andet overførselsgrundlag, som EU-kommissionen har godkendt. Vi er forpligtet til at sikre, at der er de fornødne organisatoriske og tekniske foranstaltninger til stede til for at sikre beskyttelsen af dine personoplysninger, der overlades til vores databehandlere i tredjelande. Du kan få nærmere oplysninger ved at kontakte os på databeskyttelsesrådgiver@topdanmark.dk.

Her er dine rettigheder

Du kan til enhver tid bruge dine rettigheder – dog med visse lovbestemte undtagelser:

Du har ret til at få os til at bekræfte, om Topdanmark behandler dine personoplysninger, og i givet fald har du ret til indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig
Du kan kræve, at vi korrigerer eller sletter oplysningerne. Vi sletter dog kun dine oplysninger, hvis du ikke længere er kunde hos os – og først, når der ikke længere kan rettes krav mod os som følge af tidligere skader og forsikringer
Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Er det tilfældet, må vi fremover opbevare oplysningerne og derudover kun behandle oplysningerne med dit samtykke, for at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser
Du har ret til at få udleveret de data, som du har givet til os, i et maskinlæsbart format, og til at få overført dine data til en anden dataansvarlig (dataportabilitet)
Har du afgivet samtykke, kan du altid kontakte os for at høre om omfanget, og du kan også til enhver tid tilbagekalde dit samtykke ved at skrive til os på indsigt@topdanmark.dk. Herefter stopper vi med at behandle dine oplysninger. Dog vil det i sjældne tilfælde være muligt for os at fortsætte behandlingen, hvis vi har et andet lovligt grundlag med et selvstændigt formål

I forhold til automatiske afgørelser har du ret til:

at få indblik i, hvordan en automatiseret beslutning er truffet, effekterne af og logikken bag beslutningen, og du har ret til manuel behandling af enhver automatiseret vurdering, det vil sige, at en skadebehandler behandler din sag
at gøre indsigelse mod indsamling og viderebehandling af dine oplysninger, herunder ift. automatiserede individuelle afgørelser

Du har mulighed for at klage

Hvis du er utilfreds med Coop forsikring fra Topdanmarks behandling af dine oplysninger, kan du klage ved at skrive til os op på databeskyttelsesraadgiver@topdanmark.dk Du kan også klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, Tlf.33 19 32 00, mail: dt@datatilsynet.dk, hjemmeside www.datatilsynet.dk

Kontakt Coop Forsikringer fra Topdanmark

Topdanmark A/S og Topdanmark Forsikring A/S, Borupvang 4, 2750 Ballerup er dataansvarlig.

Hvis du har spørgsmål til behandlingen af dine personoplysninger kan du skrive til Topdanmarks databeskyttelsesrådgiver på databeskyttelsesraadgiver@topdanmark.dk. Hvis du ønsker at udnytte dine rettigheder til at anmode om indsigt, sletning, begrænsning mv., kan du kontakte os herom ved at skrive til Indsigt@topdanmark.dk.